šanónAko to funguje
Jednoduchý postup
Prihláste sa menom a heslom od správcu. Vľavo nájdete Dokumenty, Bankové výpisy a Kategórie. Po skončení práce sa môžete odhlásiť tlačidlom pri svojom mene.
- V časti Dokumenty kliknite na Nahrať dokument a vyberte súbor. Ak si chcete postup najprv vyskúšať, v prázdnom zozname môžete otvoriť syntetickú ukážku.
- Keď sa spracovanie skončí, kliknite na riadok dokladu. Porovnajte vyplnené údaje s originálom. Pri nejasnosti kliknite na Zdroj vedľa príslušného poľa.
- Opravte chyby, skontrolujte sumy a kliknite na Schváliť výsledok. Ak niečo chýba, hlásenie vás podľa možnosti presunie priamo k údaju, ktorý treba doplniť.
- Skontrolované údaje môžete exportovať. Ak chcete dohľadať úhradu, nahrajte výpis v časti Bankové výpisy a porovnajte pohyb s dokladom.
Pre podrobný postup otvorte tému, s ktorou potrebujete pomôcť.
Nahrávanie a čítanie dokladov
Nahrať jeden súbor, viac dokladov alebo ZIP
Vyberte súbory naraz alebo ich presuňte myšou do vyznačenej plochy. Môžete vybrať najviac 20 súborov naraz, každý do 20 MiB. Podporované sú PDF, obrázky JPG a PNG, textové súbory TXT, údaje z eKasy v JSON a elektronické faktúry v podporovanom XML. Bankový výpis patrí do časti Bankové výpisy.
ZIP môžete nahrať rovnakým spôsobom. Pred importom uvidíte jeho obsah. Zaškrtnite požadované súbory a kliknite na Importovať vybrané. Súbory s rovnakým obsahom ako už uložený doklad sú označené Už nahrané a predvolene odškrtnuté. Kliknutím na Otvoriť doklad si môžete kópiu prezrieť. Tlačidlo Späť na výber zo ZIP vás vráti aj s pôvodným výberom. Jeden ZIP môže obsahovať najviac 100 súborov a najviac 100 MiB rozbaleného obsahu.
Vybrať spôsob analýzy, sledovať priebeh alebo ju zastaviť
Bez zaškrtnutia ďalšej voľby sa spracovanie začne automaticky. Pri textovom PDF program číta text zo súboru. Pri fotografii alebo skene sa pokúsi prečítať písmo z obrazu. Ak sa niektoré údaje nepodarí zistiť spoľahlivo, program ich nechá na kontrolu.
Pri zle čitateľnom skene alebo zložitej faktúre zapnite pred nahratím Dôkladná analýza. Program venuje čítaniu viac času. Priebeh uvidíte po nahratí aj v detaile dokladu. Počas spracovania môžete použiť Zastaviť analýzu. Originál zostáva uložený.
Ak chcete súbor najprv iba uložiť, zvoľte Nespúšťať automatickú analýzu. Neskôr v detaile kliknite na Spustiť analýzu. Pri už spracovanom doklade použite Spracovať znova. Aj tu môžete zapnúť dôkladnú analýzu.
Overiť bloček cez eKasu a skontrolovať platbu
Keď je overovanie cez eKasu dostupné, nahrajte fotografiu alebo PDF s čitateľným QR kódom. Program sa pokúsi získať identifikátor bločku a podľa neho načítať údaje z eKasy. Na overenie odosiela identifikátor. Pri overenom bločku v detaile porovnajte originál s položkami, sumami a daňovou rekapituláciou.
Ak máte identifikátor, môžete v Dokumentoch rozbaliť Načítať bloček z eKasy, zadať UID začínajúce na O- alebo V- a potvrdiť načítanie. Pri overení nahraného dokladu je odpoveď dostupná cez Doplnkový zdroj eKasa (JSON). Tlačidlom Kopírovať JSON skopírujete údaje s odsadením.
Spôsob platby môže program navrhnúť z textu bločku alebo z potvrdenia terminálu. Ak zostal neznámy, pozrite si riadok úhrady, sumu a prípadné potvrdenie pri konci bločku. Vyberte zodpovedajúci spôsob platby. Pri nečitateľnej fotografii ju môžete otočiť alebo orezať a skúsiť nové spracovanie.
Načítať faktúru z PDF, skenu alebo XML
Textové PDF, naskenovanú faktúru aj elektronickú faktúru nahráte v Dokumentoch. Pri rozpoznanej faktúre uvidíte dodávateľa a odberateľa, číslo dokladu, dátumy, platobné údaje, menu, sumy a položky podľa toho, čo sa podarilo prečítať. Pri položkách skontrolujte najmä množstvo, mernú jednotku, jednotkovú cenu a DPH.
Pri elektronických faktúrach sa priamo načítajú údaje zo súboru UBL typu Invoice alebo CreditNote (dobropis). Pri poli môžete cez Zdroj zistiť, z ktorého miesta v XML pochádza. Iný druh XML môže mať rovnakú príponu. Ak program oznámi nepodporovaný formát, skontrolujte, či ide o UBL faktúru alebo dobropis.
Kontrola a schválenie
Prezrieť originál, otočiť fotografiu alebo upraviť nadpis
V detaile je originál vedľa vyťažených údajov, na užšej obrazovke nad nimi. Cez Stiahnuť získate pôvodný súbor. Rozbaľte Vyťažený text a metóda, ak chcete vidieť, čo program na jednotlivých stranách prečítal.
Pri fotografii môžete obraz otočiť, priblížiť, posúvať alebo otvoriť na Celú obrazovku. Po voľbe Orezať potiahnutím vyznačte časť bločku a potvrďte výber. Náhľad si zapamätá orez, otočenie a priblíženie pre konkrétny doklad. Pri novom čítaní sa využije uložený orez a otočenie. Zrušiť orez odstráni orez a Obnoviť vráti pôvodný pohľad.
Cez Zmeniť nadpis môžete napísať vlastný názov. Pri bločku môžete použiť najdrahšiu alebo inú položku a určiť, či má byť dodávateľ pred položkou alebo za ňou. Názov si skontrolujte v náhľade a uložte. Vo vlastnej kategórii môžete nadpis zostaviť aj z vašich polí.
Opraviť údaj, vyriešiť konflikt a uložiť výsledok
Kliknite na pole a opravte hodnotu podľa originálu. Cez Doplniť položku môžete pridať chýbajúci riadok, upraviť jeho popis a ceny alebo odstrániť nesprávny riadok. Porovnajte súčet položiek, základ dane, DPH a celkovú sumu. Pri faktúre rozlišujte celkovú sumu a zostávajúcu sumu na úhradu.
Pri žltom upozornení si prečítajte, ktorý údaj alebo súčet je sporný. Pri kontrole označených oblastí vás odkaz na opravu presunie k poľu alebo celému bloku. Po úprave použite Späť na kontrolu. Zaškrtnutím potvrďte až konkrétnu kontrolu, ktorú ste vykonali. Predvyplnenú poznámku môžete upraviť.
Uložiť opravy uloží zmeny na ďalšiu kontrolu. Schváliť výsledok použite po overení údajov. Pri faktúrach a bločkoch musí byť zvolený spôsob platby. Pri schválení bez konfliktov je poznámka nepovinná. Pri ukladaní opráv alebo pri voľbe Zamietnuť vyplňte dôvod.
Uložením kontroly vznikne nová revízia. V hornej časti panela Vyťažené údaje si môžete otvoriť staršiu verziu na prečítanie. V časti História dokumentu nájdete vykonané kroky, čas a používateľa.
Schváliť viac dokladov naraz
V Dokumentoch zvoľte Schváliť všetky doklady, ak chcete skontrolovať celý pracovný priestor. Ak chcete schvaľovať napríklad len faktúry za konkrétny mesiac, najprv nastavte a použite filter. Potom kliknite na Schváliť vyfiltrované doklady. Zahrnú sa výsledky zo všetkých strán filtra.
Program schváli doklady, ktoré prejdú kontrolami. Pri ostatných vypíše dôvody, napríklad chýbajúcu menu, neznámu platbu alebo nesúlad súm. Kliknite na Otvoriť problém, opravte údaj a doklad schváľte v detaile alebo zopakujte hromadnú kontrolu.
Označovanie oblastí, položky a šablóny
Prečítať konkrétne pole z originálu
Keď program vynechá údaj alebo prečíta hodnotu zo susedného poľa, v detaile PDF alebo skenovanej faktúry kliknite na Označiť oblasť pri príslušnom poli. Môžete označiť aj celý blok dodávateľa, odberateľa alebo položiek. Pri doklade vlastnej kategórie s definovanými poľami môžete oblasti označovať na PDF aj fotografii.
- Vyberte pole alebo blok a šípkami prejdite na správnu stranu. Myšou nakreslite rámik okolo požadovaného údaja. Rámik môžete posunúť, upraviť potiahnutím pravého dolného rohu alebo odstrániť.
- Označte ďalšie potrebné polia a kliknite na Vyťažiť označené oblasti. Pri rozpracovaných zmenách vyberte možnosť uložiť úpravy aj vyťažiť oblasti, ak chcete zmeny zachovať.
- Ak pri výsledku zostane upozornenie, kliknite na Upraviť pole v origináli. Upravte rámik a kliknite na Znova vyťažiť údaje. Po dokončení sa vrátite k danému poľu a môžete porovnať novú hodnotu.
Nastaviť stĺpce tabuľky a spojiť alebo rozdeliť riadky
- Pri položkách kliknite na Upraviť tabuľku v origináli. Vyberte stranu a cez Označiť tabuľku orámujte oblasť položiek. Zahrňte názvy stĺpcov, ak sú na faktúre uvedené.
- Hranicu posuniete potiahnutím. Novú pridáte cez Pridať hranicu stĺpca a kliknutím na miesto v tabuľke. Každému stĺpcu priraďte význam, napríklad popis, množstvo, jednotku, jednotkovú cenu, sadzbu DPH alebo sumu. Dostupné sú tiež vlastné polia položky. Nepotrebný stĺpec nechajte vynechať.
- Kliknite na Navrhnúť riadky. Ak jeden popis zaberá dva riadky, zvoľte Spojiť riadky a kliknite na predel medzi nimi. Ak program spojil dve položky, zvoľte Rozdeliť riadok a kliknite na miesto nového predelu. Pri použití šablóny potvrďte upravené riadky cez Potvrdiť riadky a vyťažiť položky.
- Skontrolujte načítané bunky. Každý riadok môžete pridať ako nový, vynechať alebo priradiť k existujúcej položke. Ručne pridané položky vidíte v tom istom okne. Voľbu Nahradiť aj vyplnené hodnoty zaškrtnite, ak sa majú prepísať aj údaje, ktoré už v položke sú.
- Porovnajte zobrazený súčet s faktúrou, potom kliknite na Použiť položky vo formulári. Vo formulári dokončite kontrolu a uložte výsledok. Pri viacstranovej tabuľke skontrolujte riadky na každej príslušnej strane.
Použiť rovnaké rozloženie pri ďalšej faktúre dodávateľa
Po označení polí rozbaľte Uložiť oblasti ako šablónu. Pri šablóne podľa dodávateľa zadajte jeho osemmiestne IČO, názov šablóny a uložte ju. V editore tabuľky cez Šablóna stĺpcov dodávateľa uložte aj rozloženie stĺpcov. Ak faktúry prichádzajú raz ako PDF a inokedy ako sken, môžete zvoliť spoločnú šablónu pre obe kategórie.
Pri ďalšej faktúre s rozpoznaným IČO sa v detaile ponúkne zodpovedajúca dodávateľská šablóna. Pred vyťažením skontrolujte stranu a polohu rámikov. Stĺpce môžete použiť znova, riadky sa navrhujú podľa novej faktúry. Ich počet aj hranice môžete upraviť.
Kategórie a vlastné doklady
Pridať kategóriu a vlastné polia
V časti Kategórie zadajte názov a kliknite na Pridať kategóriu. Kategórie platia pre váš pracovný priestor. Kategóriu môžete premenovať. Bežnú kategóriu môžete aj archivovať a obnoviť. Kategórie e-kasa bločky, PDF faktúry, Scan faktúry a e-faktúry sú chránené pred archiváciou. K dispozícii sú aj Iné bločky.
Rozbaľte Vlastné polia pri kategórii. Zadajte názov, zvoľte Celý doklad alebo Každá položka a typ Text, Číslo alebo Dátum. Do chránenej kategórie môžete polia pridávať. Vlastné polia faktúr stačí definovať raz. PDF, sken aj XML e-faktúra ich používajú ako doplnok k štandardným fakturačným údajom.
Napríklad v kategórii „Cestovné lístky“ môže byť Dopravca poľom celého dokladu a Z a Do môžu byť poľami každej položky. V detaile nahraného lístka vyberte kategóriu a kliknite na Uložiť kategóriu. Hneď uvidíte svoje polia, aj pri nahratí bez analýzy. Môžete ich vyplniť ručne alebo označiť na origináli. Polia položiek sa dajú vybrať aj ako stĺpce v editore tabuľky.
Vo vlastnej kategórii si môžete pole premenovať, archivovať a neskôr obnoviť. Aj automaticky zaradený doklad, napríklad overený eKasa bloček, môžete presunúť do inej kategórie. Zmeňte výber v jeho detaile a potvrďte ho cez Uložiť kategóriu.
Rozpoznať vlastný doklad a predvyplniť ho podľa šablóny
V bežnej aj dôkladnej analýze sa program pokúsi rozpoznať vlastnú kategóriu podľa definovaných polí a šablón. Pri nejednoznačnom výsledku sa v detaile zobrazia návrhy s dôvodmi. Vyberte správnu kategóriu a uložte ju.
Keď ukladáte šablónu s oblasťami alebo stĺpcami, môžete nastaviť pravidlo návrhu podľa IČO, názvu vystaviteľa, slov v texte alebo presnej hodnoty vlastného poľa celého dokladu. Napríklad dva lístky môžu mať rôzne rozloženie podľa dopravcu. Každému dopravcovi môžete uložiť vlastnú šablónu. Šablónu bez pravidla môžete vybrať ručne.
Pri jednoznačnej zhode sa polia môžu predvyplniť z uložených oblastí. Ak sa ponúkne viac šablón, v detaile vyberte správnu. Cez Predvyplniť podľa šablóny načítate hodnoty bez opakovania celej analýzy. Predtým uložte rozpracované opravy. Výber sa na tomto doklade zapamätá aj pre nové spracovanie. Voľbou Automatický výber ho zrušíte.
V časti Kategórie rozbaľte pri kategórii Uložené šablóny. Tu môžete zmeniť názov alebo pravidlo, vytvoriť kópiu s iným pravidlom, šablónu archivovať alebo obnoviť. Na zmenu rámikov otvorte vhodný originál, upravte oblasti a aktualizujte šablónu.
Zostaviť nadpis z vlastných polí
V detaile otvorte Zmeniť nadpis a vyberte zostavenie z polí. Pridajte polia v poradí, v akom ich chcete čítať, a vyberte oddeľovače. Napríklad z hodnôt Dopravca, Z a Do môžete vytvoriť „SAD · Galanta → Bratislava“. Program ukáže náhľad s údajmi tohto dokladu.
Uložiť nadpis použije nastavenie pre daný doklad. Uložiť ako predvolený pre kategóriu sprístupní rovnaké poradie aj ostatným dokladom, ktoré používajú nadpis kategórie. V časti Kategórie ho môžete upraviť pod Predvolený nadpis dokladov.
Vyhľadávanie a práca so zoznamom
Nájsť doklad podľa názvu, dátumu, typu alebo stavu
V Dokumentoch kliknite na Vybrať filtre. Zaškrtnite filtre, ktoré chcete vidieť, nastavte poradie potiahnutím alebo šípkami a kliknite na Uložiť výber. Skrytím filtra sa zruší aj jeho použitá hodnota.
Môžete kombinovať vyhľadávanie, kategóriu, stav dokladu, typ súboru, dátum prijatia alebo vystavenia, párovanie s bankou, duplikáty a zobrazenie archívu. Voľba Skeny a fotografie zahŕňa aj rozpoznané skeny uložené v PDF. Na samotné skenované PDF použite Len skenované PDF. Typ rozpoznaného PDF vidíte aj na odznaku v zozname.
Nastavte všetky podmienky a až potom kliknite na Použiť filter. Zrušiť filtre vráti celý zoznam. Tlačidlá Ďalšie a Predchádzajúce vás po načítaní presunú na začiatok zvolenej strany. Ak otvoríte doklad a vrátite sa cez Dokumenty v jeho detaile, pôvodný riadok sa nakrátko zvýrazní.
Nájsť duplikáty a ponechať jednu kópiu
Zapnite filter duplikátov a použite ho. Skupiny združujú doklady s rovnakým obsahom súboru, aj keď majú rôzne názvy. Dve samostatné fotografie toho istého bločku môžu mať rôzny obsah a nemusia vytvoriť skupinu.
V skupine kliknite na Vybrať doklad na ponechanie. Porovnajte názov, stav schválenia, revíziu aj párovanie s bankou. Označte kópiu, ktorá má zostať aktívna, a kliknite na Archivovať ostatné kópie. Pri rozhodovaní vidíte celú skupinu. Archivované kópie nájdete cez Archivované kópie a v detaile ich môžete jednotlivo Obnoviť z archívu.
Vybrať viac dokladov, zmeniť kategóriu alebo zmazať doklad
Kliknite na Vybrať dokumenty. Označte jednotlivé riadky, zvoľte Vybrať všetky na tejto strane alebo Vybrať všetky podľa použitého filtra na všetkých stranách. Pred akciou skontrolujte počet vybraných dokladov.
Cez Zmeniť kategóriu presuniete výber do zvolenej kategórie alebo medzi nezaradené doklady. Cez Exportovať vybrané pripravíte spoločný súbor. Zrušiť výber ukončí výber dokladov.
Zmazať vybrané slúži na trvalé odstránenie. Jeden doklad môžete zmazať aj v jeho detaile. Pred potvrdením okno zobrazí vybrané doklady a dotknuté párovania. Vymazanie odstráni aj originály a revízie. Ak chcete iba skryť nadbytočné kópie a ponechať ich históriu, použite archiváciu duplikátov.
Bankové výpisy a platby
Nahrať, nájsť a spravovať výpis
Otvorte Bankové výpisy → Nahrať bankový výpis. Vyberte jeden alebo viac XML súborov. Podporované sú účtovné výpisy camt.053 vo verziách .02 a .08 a kartový export Tatra banky vo formáte OFX XML. Limit na súbor je 20 MiB. Pri opätovnom nahratí rovnakého súboru sa použije už uložený výpis.
V zozname môžete hľadať podľa pôvodného názvu súboru aj podľa názvu zadaného cez Premenovať výpis. Otvorte výpis a vyberte Účet a výpis. Ak sú zostatky v súbore uvedené, porovnajte počiatočný a konečný zostatok a dostupné denné kontroly. Cez Stiahnuť originál XML získate nahraný súbor.
Ak chcete výpis ponechať v evidencii, ale vyňať ho z párovania, kliknite na Vyradiť z párovania. Neskôr môžete použiť Obnoviť párovanie. Na trvalé odstránenie použite Zmazať výpis. Viac výpisov označíte cez Vybrať výpisy, po jednom, na aktuálnej strane alebo vo všetkých výsledkoch vyhľadávania. Pred zmazaním sa zobrazí rozsah zásahu vrátane originálov.
Vyfiltrovať pohyby podľa obchodníka, dátumu alebo sumy
Nad pohybmi vybraného účtu kliknite na Vybrať filtre. Nastavte si zobrazenie a poradie filtrov. Hľadať môžete podľa dátumu zaúčtovania, mena protistrany alebo obchodníka, smeru pohybu, sumy, presného variabilného symbolu a stavu párovania vrátane konfliktov.
Napríklad pri hľadaní nákupu vyberte Debet (výdavok), zadajte časť názvu obchodníka a do Suma od napíšte 20. Hornú hranicu môžete nechať prázdnu. Sumu zadávajte kladne aj pri výdavku. Potvrďte cez Použiť filter. Cez Zrušiť filtre sa vrátite ku všetkým pohybom vybraného účtu.
Párovanie dokladu s platbou a kontrola návrhu pri kreditnej karte
Pri importe bežného výpisu sa program pokúsi spárovať jednoznačné pohyby so schválenými dokladmi. Porovnáva sumu a menu aj ďalšie údaje podľa typu dokladu, napríklad variabilný symbol, protistranu, dátum alebo čas nákupu. Ak ste doklad doplnili či schválili neskôr, vo výpise kliknite na Spárovať dostupné doklady.
Pri nespárovanom pohybe kliknite na Nájsť doklad. Prezrite si návrhy s rovnakou sumou a menou, dôvody zhody a v prípade potreby samotný doklad. Pri kreditnej karte Tatra banky program navrhuje doklady aj podľa obchodníka a dátumu. Návrh musí potvrdiť používateľ. Ak zhoda nie je presvedčivá, pohyb môžete ponechať nespárovaný.
Páruje sa jedna úplná úhrada s jedným dokladom v rovnakej mene. Ak jedna platba pokrýva viac faktúr alebo ide o čiastočnú úhradu, týmto postupom ich nerozdelíte. Nesúlad zostatkov alebo konflikt v doklade môže párovanie zablokovať. Pri pohybe si pozrite dôvod.
V Detaile párovania vidíte prepojený doklad, dôvod a históriu. Prejsť na doklad otvorí doklad a Prejsť na výpis zobrazí konkrétny pohyb. Nesprávne prepojenie môžete zrušiť. Pri zmene revízie sa môže objaviť upozornenie, že treba väzbu znova skontrolovať.
Export dokladov
Uložiť vyťažené údaje alebo pôvodné súbory
V detaile kliknite na Exportovať. Pri viacerých dokladoch ich označte v zozname a kliknite na Exportovať vybrané. Zvoľte Vyťažené údaje (JSON) pre výsledky spracovania alebo Pôvodné súbory (ZIP) pre originály. Pri jednom doklade sa do JSON prenesie revízia otvorená v detaile. Ak doklad ešte nemá výsledok, z detailu môžete exportovať originál.
Zadajte názov súboru a spôsob uloženia. Kliknite na Pripraviť export a potom na Uložiť súbor…. Ak prehliadač umožňuje výber priečinka, vyberiete ho pri uložení. Inak sa použije nastavenie sťahovania v prehliadači.
Pripraviť a skontrolovať XML pre POHODU
- V okne exportu vyberte POHODA XML – faktúry a eKasa bločky v EUR. Zadajte osemmiestne IČO firmy, do ktorej budete doklady importovať. Pri faktúre sa podľa IČO určí, či je prijatá alebo vydaná.
- Pre nákupný eKasa bloček platený v hotovosti zadajte aj skratku EUR pokladne tak, ako ju máte v POHODE. Pri platbe kartou sa bloček prenesie do Ostatných záväzkov. Môžete ho exportovať aj pred spárovaním s bankovým výpisom.
- Ak chcete preniesť aj jednotlivé riadky, ponechajte zaškrtnuté Zahrnúť položky dokladov. Pre súhrnný export túto voľbu vypnite. Kliknite na Pripraviť náhľad.
- Pri viacerých dokladoch v náhľade postupne vyberte každý z nich. Skontrolujte partnera, sumy a pri prenose položiek aj množstvo, jednotku, jednotkovú cenu a DPH. Ak príprava upozorní na chýbajúcu cenu alebo nesúlad súm, opravte uvedený doklad a pripravte nový náhľad.
- Kliknite na Uložiť súbor…. Uložené XML je pripravené na import do POHODY.
Čo je dobré vedieť
Prázdne pole znamená, že hodnota zatiaľ nie je vyplnená. Otvorte originál, prečítajte údaj alebo označte jeho oblasť. Nulu zadajte iba vtedy, ak zodpovedá dokladu.
Spôsob platby na faktúre môže pochádzať z pokynu dodávateľa, napríklad „prevodom“. Samotný pokyn nepotvrdzuje zaplatenie. Skutočný pohyb overíte v bankovom výpise.
Pri dlhšom čakaní sledujte okno načítavania alebo priebeh spracovania pri doklade. Ak analýza skončí chybou, v detaile si prečítajte hlásenie. Pri nečitateľnom texte môžete upraviť náhľad fotografie, použiť dôkladnú analýzu alebo doplniť údaj ručne.